檔案知識宣傳之二：檔案法及其內(nèi)容
《檔案法》是我國檔案工作的一部基本法，它于１９８７年９月５日由六屆全國人大常委會第二十二次會議通過，并頒布實施。１９９６年７月５日，八屆全國人大常委會第二十次會議又對《檔案法》進行了修改?！稒n案法》的頒布實施是我國檔案事業(yè)發(fā)展史上的一次重大事件，從此結(jié)束了我國檔案工作無法可依的歷史，檔案事業(yè)步入了法制化的軌道。
《檔案法》共６章２７條，涉及內(nèi)容十分廣泛，它系統(tǒng)地規(guī)定了我國國家檔案管理的范圍、管理原則，各級各類檔案機構(gòu)的設(shè)置及其職責，各單位檔案的管理，檔案的公布和利用，國家機關(guān)、集體單位和公民在檔案事務中的權(quán)利與義務，以及法律責任等。
《檔案法》與我們每一個公民都有密切關(guān)系，它規(guī)定，“一切機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務。”中華人民共和國公民和組織持有合法證件，均可利用檔案館已經(jīng)開放的檔案。
《檔案法》中對檔案作了明確闡釋，即：過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
檔案是一種具有悠久歷史的事物，我國目前現(xiàn)存的最古老的檔案是距今已有３０００多年歷史的甲骨檔案。之后又出現(xiàn)了青銅銘文檔案、簡牘檔案、金石檔案、縑帛檔案等，以及我們今天所看到最多的紙質(zhì)檔案。近百年來，由于科技的發(fā)展，檔案的形式日漸增多，大量出現(xiàn)了照片、錄音、錄像、縮微、光盤檔案等。
從檔案記載的內(nèi)容上看，今天的檔案門類已是非常之豐富了，除了最早、最常見的文書檔案和人事檔案外、還有科技檔案、會計檔案、土地檔案、新聞檔案、審計檔案、家庭檔案等等，多達數(shù)十種?？傊?，作為人類社會活動的原始記錄，檔案形成于一切領(lǐng)域，可以說，只要有人的地方就會產(chǎn)生檔案。
檔案的屬性：檔案除具有原始記錄性這一本質(zhì)屬性外，也有一般的屬性，知識屬性和信息屬性，是檔案的兩個重要屬性。等。檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。
?
? 1、檔案是各種組織和個人在其特定的社會活動中積累而成的。
?
? 2、檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。
? （1）辦理完畢的文件才能作為檔案
? （2）對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。
? （3）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。
?
? 3、檔案信息的記錄方式和載體是多種多樣的。
? 4、檔案是原始的歷史記錄。這是檔案的主要特點和性質(zhì)屬性。
四、《檔案法》的主要內(nèi)容有哪些？
五、公民或組織涉及檔案方面的違法行為有哪些？
《檔案法》規(guī)定的違法行為共有八項：（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；（五）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；（六）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；（七）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的?！督K省檔案條例》增加了一項：檔案工作沒有實行集中統(tǒng)一管理，未按有關(guān)規(guī)定建立檔案的。對有上述違法行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門或有關(guān)主管部門對直接負責的主管人員和其他責任人員依法給予處分，有的可以并處罰款，或沒收違法所得，或責令賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。
六、單位和市民可以向市檔案館捐贈或有償提供哪些檔案？
前幾年，市檔案館向社會發(fā)出了征集檔案資料的公告，征集的范圍為：有關(guān)連云港市政治、經(jīng)濟、軍事、科技、文化、教育、衛(wèi)生、體育、城建、民族宗教、天文地理、物產(chǎn)資源等各方面的檔案資料；歷代王朝、舊政權(quán)的各種圣旨、詔書、敕令、咨、呈、委任狀和印模、碑刻、拓片、契約及珍貴的古書古畫；地方史志、家譜，反映我市區(qū)域變遷、風土人情和重大案件、自然災害等檔案資料；國家、省領(lǐng)導人在我市工作或來我市視察訪問、檢查工作的照片、題詞、講話稿、錄音帶；本市籍和在連工作的并享有較高聲望的專家、教授、學者、文學家、藝術(shù)家、科學工作者、全國勞模、戰(zhàn)斗英雄、軍屬烈士等知名人士形成的事跡材料及其書信、日記、照片、證書、手跡等檔案材料，我市榮獲國家和省以上獎勵的名、特、優(yōu)產(chǎn)品及發(fā)明創(chuàng)造，革新成果材料；我市出版的反映市情市貌的文史資料等。
對檔案資料的征集本著自愿的原則，可無償捐獻，也可進行有償提供，或者寄存。有上述檔案資料的單位和市民同志，市檔案館熱情歡迎你們捐贈或提供，并歡迎知情的同志積極提供線索，聯(lián)系電話：５４５１２５１，郵編：２２２００２。
七、公民如何利用檔案？
根據(jù)《檔案法》規(guī)定，“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之類之日起滿３０年向社會開放”。部門檔案館以及各機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和組織內(nèi)部的檔案室所保管的檔案則不屬于開放范疇。
依法利用已開放的檔案，是公民或者法人的一項民主權(quán)利。檔案的利用即是指檔案利用者為解決或研究某一問題，以達到某種目的，通過閱覽復制和摘錄等形式，依法利用各級各類檔案館或檔案室所保存的檔案的行為。
根據(jù)《檔案法實施辦法》等有關(guān)規(guī)定：“中華人民共和國公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的檔案。外國人或外國組織利用我國已開放的檔案，須經(jīng)我國有關(guān)主管部門介紹以及其前往的檔案館的同意。機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及中國公民利用檔案館保存的未開放的檔案，須經(jīng)館長同意，必要時報請上級主管審查批準。”
1.案卷文件目錄 |
案卷文件目錄，亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集“，“全引目錄”。它是將全宗或全宗內(nèi)某一部分案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編而成，能以案卷和單份文件為檢索單位，揭示和介紹檔案館（室）所存檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具。案卷文件目錄作用：1、能全面系統(tǒng)地揭示檔案內(nèi)容。2、能迅速、準確地提供利用者所需要的檔案材料。3、有利于移交和接收工作。4、為編制其他檢索工具提供了條件。5、有利于保護檔案。案卷文件目錄局限性：1、受案卷體系的束縛。2、體積較大。 |
2.文號目錄 |
文號目錄是以文件字號為標目，能具體揭示每份文件字號的一種檢索工具。編制文號目錄時，先把需要編制的案卷找出來，再逐卷逐件翻閱。編制文號目錄必須注意兩點，一是書寫字號與檔號需細心，不能有遺漏和差錯，如有疏忽，就會造成文件的漏檢與誤檢。二是基礎(chǔ)工作要做好。 |
3.專題指南 |
專題指南是指按照一定的題目，以文章敘述的形式，綜合介紹檔案館（室）中保存有關(guān)該題目檔案的一種檢索工具。專題指南特點：1、專題指南既有與專題卡片目錄相同之處，又有與其不同之處。2、專題指南與全宗指南有某些類似之處。3、專題指南是編寫專題指南的基礎(chǔ)。組成部分：1、序言。2、檔案材料內(nèi)容簡介。3、附錄。 |
4.全宗指南 |
全宗指南是以文章敘述的形式，介紹和揭示檔案館（室）所保存的某一個全宗檔案內(nèi)容和成分及其利用價值的一種材料。全宗指南作用：可使有關(guān)的機關(guān)、團體和個人了解某一立檔單位的歷史，全宗的歷史，全宗內(nèi)檔案材料的主要內(nèi)容和成分，為科學研究和工作查考提供所需檔案的線索。也能夠幫助檔案人員熟悉檔案內(nèi)容，更好地開展檔案的整理、鑒定、檢索、提供利用、編研、對外宣傳報導等工作，提高科學管理水平。全宗指南內(nèi)容：1、立檔單位和全宗的簡要歷史。2、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的敘述。其敘述方式，一是以檔案內(nèi)容為主線，分設(shè)題目進行敘述；一是以組織機構(gòu)為主線，按機構(gòu)分別介紹。介紹檔案的內(nèi)容和成分，一般應指明作者、說明的事物、文件名稱、制成材料、可靠程度、形成時間、利用價值。 |
5.檔案館指南 |
檔案館指南是以文章敘述的形式，全面、概括地介紹和報導檔案館及其館藏情況的一種重要工具書。檔案館指南作用：1、檔案館指南可以幫助檔案館工作人員全面掌握館內(nèi)所保存的檔案材料。2、檔案館指南是一種比較全面系統(tǒng)的檔案工具書，又是公開的出版物，為各方面利用檔案提供很大的方便，有著重要的參考價值。3、指南是檔案館的一項重要業(yè)務建設(shè)，也是檔案館工作成果的集中反映。檔案館指南類型：1、從體例上分，有簡明指南和綜合指南。2、從揭示館藏范圍上分，一是介紹的對象和范圍僅限于一個檔案館；一是介紹的對象和范圍是一個地區(qū)或者同一種類型的若干個檔案館。3、從編者上分：一是由檔案館自己編制的；一是由檔案業(yè)務指導機關(guān)編制的。檔案館指南的結(jié)構(gòu)包括：目錄、前言、檔案館概況、檔案全宗介紹、館藏資料介紹、索引和附錄。 |
6.檔案的提供利用 |
檔案的提供利用是指以館（室）藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過一定方式方法直接提供檔案為利用服務的過程。“利用檔案”和“檔案利用工作”區(qū)別：前者是利用者的事，后者是檔案工作者的事。聯(lián)系：有了利用檔案的需要，才有檔案利用工作，有了檔案利用工作才能實現(xiàn)利用檔案。檔案利用工作是利用檔案的條件，利用檔案是檔案利用工作的內(nèi)容，只有兩者結(jié)合才能充分發(fā)揮檔案的作用。利用工作的意義：1、利用工作是評價檔案工作好壞的標準之一；2、檔案提供利用是檔案工作的根本目的和中心任務。3、檔案利用工作對檔案工作的全面發(fā)展有決定性的影響。4、利用工作對整個檔案工作具有檢驗和推動作用。5、搞好利用工作能把檔案工作搞活。6、利用工作是對檔案工作最實際、最有效的宣傳。 |
7.怎樣做好利用工作？ |
怎樣做好利用工作？1、明確為四化建設(shè)服務的方向，端正服務態(tài)度。2、熟悉檔案的內(nèi)容和成分，了解客觀需求。3、研究利用工作的特點和規(guī)律，了解利用效果。4、正確處理利用和保密的關(guān)系。5、正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系。6、被動服務與主動服務并舉。 |
8.檔案提供利用的方式 |
檔案提供利用的方式：1、以檔案原件提供利用，在檔案館（室）內(nèi)開辟閱覽室，或者暫時借出館（室）外使用。2、以檔案復制件提供利用的有：閱讀縮微膠片（卷）、靜電復印件、出版或者內(nèi)部印發(fā)檔案匯編，在報刊上公布檔案。3、根據(jù)檔案內(nèi)容編寫參考資料，制發(fā)檔案證明，涵復查詢外調(diào)，，參加編史修志和撰寫文章、專著來提供利用。閱覽服務是檔案館（室）組織利用者在閱覽室內(nèi)查閱和使用檔案的一種服務方式。檔案復制本，可因所需單位的不同用途，分為副本和摘錄兩種。優(yōu)點：首先，提高了檔案的利用率，能滿足各方面的需要。其次，制發(fā)檔案復制本，利用者可以在自己的工作崗位參考到所需檔案材料；第三，能快速地傳遞檔案情報。第四，豐富館（室）藏，有利于進一步搞好利用工作。第五，可以減少對原件的磨損，有利于延長檔案的壽命。 |
9.檔案證明 |
檔案證明是檔案館（室）根據(jù)機關(guān)、團體或個人的詢問和要求，證實有關(guān)某種事實在檔案內(nèi)有無記載和如何記載而編寫的書面證明材料。 |
10.開放歷史檔案 |
開放歷史檔案，就是根據(jù)我國四化建設(shè)和科學文化事業(yè)發(fā)展的需要，將已滿足一定保密期限的檔案，解除封鎖、禁令和不必要的限制，向社會開放，允許經(jīng)過一定的手續(xù)就能通過各種方式利用檔案。檔案法對外開放的規(guī)定：國家檔案館保管的檔案一般應當自形成之日起，滿30年的對社會開放經(jīng)濟、科學文化、技術(shù)等類文化，向社會開放期限可少于30年，涉及國家安全或重大意義，以及其它到期不宜開放的檔案多于30年。開放檔案是客觀檔案由封閉型半封閉型向開放型戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移的重要措施。 |
11.編研工作 |
編研工作就是編輯和研究兩個部分。其內(nèi)容：1、匯編檔案文集，編篡和公布檔案史料。2、熟悉與研究檔案內(nèi)容，編寫檔案參考資料。3、參加歷史研究和編史修志，撰寫文章和著作。編研工作意義：1、編研工作是檔案館（室）積極主動地、系統(tǒng)地、廣泛地開展利用工作的一種方式。2、編研工作是提高檔案館（室）水平的重要途徑。3、編研工作是保護檔案原件和長遠流傳檔案史料的有效措施。4、檔案編研工作可以擴大檔案館的影響，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。5、開展檔案編研工作，可以激勵檔案干部提高水平。 |
12.大事記 |
大事記就是記述一個地區(qū)、一個機關(guān)、一定專題、一個歷史階段內(nèi)發(fā)生的重大事實的書面材料。特點：它一般按時間順序排列大事，便于通覽和查找；只簡記大事、要事，不記小事；言簡意亥，用簡短的篇幅概括豐富的內(nèi)容。作用：1、可以向利用者提供了解某一問題的梗概，便于人們研究史實的演變及其規(guī)律性。2、它對實際工作和歷史研究查考很有價值。大事記編寫原則：編寫大事記應按照歷史唯物主義的觀點，堅持實事求是的原則，尊重歷史，尊重事實，維護事物的本來面目，客觀的加以記述。要求：1、觀點正確，用材真實。2、大事突出，要事不漏，小事不要。3、系統(tǒng)條理，簡明扼要。大事記的內(nèi)容是大事記述和時間兩部分組成。 |
13.組織沿革 |
組織沿革是系統(tǒng)記載一個機關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機構(gòu)、人員編制、體制變革情況的一種參考資料。類型：機關(guān)組織沿革、地區(qū)組織沿革、專業(yè)系統(tǒng)組織沿革。編寫方法：編年法、系列法、階段法。編寫組織沿革，可采用文字和表格兩種形式。 |
14.檔案工作為什么要實現(xiàn)現(xiàn)代化？ |
檔案工作為什么要實現(xiàn)現(xiàn)代化？A、只有現(xiàn)代化才能解決檔案工作面臨的各種復雜問題。1、檔案數(shù)量越來越多，保管有問題。2、查找檔案困難。3、服務工作量大。4、設(shè)備簡陋。5、檔案資源不能充分開發(fā)。B、只有現(xiàn)代化才能使檔案工作為四化建設(shè)作出更大貢獻。 實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的可能性：1、檔案工作的發(fā)展具備了實現(xiàn)現(xiàn)代化的條件。有良好的基礎(chǔ)各方面都走上正軌，為實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化創(chuàng)造了條件。2、科學技術(shù)的發(fā)展為檔案工作現(xiàn)代化提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。 |
15.計算機借閱管理系統(tǒng) |
計算機借閱管理系統(tǒng)應具有對借閱、催詢、預約、查找、統(tǒng)計，能準確、迅速地記錄和注銷各種數(shù)據(jù)的功能。 檔案存儲縮微化，就是用照相設(shè)備或其他的攝影方法，把以紙張為載體的檔案材料按照一定的縮小比例，攝錄在膠卷或平片上。檔案縮微的過程：1、使用縮微攝影機，將檔案原件縮微攝進膠卷或平片里；2、沖洗縮微膠卷；3、編目歸檔，所有的縮微膠卷都應分類編號，然后裝入膠卷匣中存放在柜架上以便查閱；4、提供利用。優(yōu)點：1、縮小檔案體積，便于收藏。2、查找迅速，傳遞方便。3、價格低廉，保存時間長。4、容易復制，有利于保護檔案原件。5、便于普及推廣。使用的膠片有銀鹽感光片、重氮感光片、微泡感光片。縮微品中，最主要的是感光膠片?？s微品的保管，要求恒溫恒濕，庫房溫度為15－25攝氏度，最好不超過20攝氏度，相對濕度以30－40％為最好，溫度過高容易生霉。 |
16.檔案工作標準化的意義 |
檔案工作標準化的意義：一、標準化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提，檔案工作標準化是建立在先進技術(shù)、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上。二、標準化是實現(xiàn)檔案工作科學管理的重要手段。各種科學管理制度形式都以標準化為基礎(chǔ)。三、標準化是提高檔案工作質(zhì)量和效率、節(jié)約人力物力的有效措施。能推動檔案學理論的研究。 |
17.人事檔案（干部檔案） |
人事檔案（干部檔案）是干部部門在工作活動中形成的記述和反映干部經(jīng)歷與德才表現(xiàn)，以人頭為單位集中保存起來供備查使用的文件材料。人事檔案的特點：真實性、現(xiàn)實性、專指性、保密性。干部地點的鑒別就是將收集的干部檔案材料，進行審查和鑒別，根據(jù)其真?zhèn)魏蛢r值，決定是否歸檔的工作。鑒別的內(nèi)容：1、判斷材料是否屬于干部檔案。2、確定是否屬于該人的檔案材料。3、查明材料是否處理完畢。4、檢查材料是否完整。5、校對材料是否重復。6、確定材料是否有保存價值。7、檢查手續(xù)是否完備。 |
18.“無頭檔案” |
“無頭檔案”是指由于不知干部去向而積存在干部檔案管理部門的干部檔案或干部檔案材料。查閱和借用干部檔案的要求：1、符合利用范圍；2、利用理由充分；3、經(jīng)過審查批準。 |
19.會計檔案 |
會計檔案是指會計憑證、會計賬薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。會計檔案的來源：主要來自立檔單位的財會部門或財務會計人員。 會計工作是由會計核算、會計分析和會計檢查三個部分所組成，而會計核算是會計的基本環(huán)節(jié)，會計檔案則是這個環(huán)節(jié)的集中反映和副產(chǎn)品。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務、明確經(jīng)濟責任的書面證明，是登記賬薄的重要依據(jù)。會計憑證分為原始憑證和記帳憑證兩種。會計賬薄是以會計憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學地記錄和反映各項經(jīng)濟業(yè)務的薄籍。會計報表是用統(tǒng)一的貨幣計量單位，總括地反映企業(yè)、事業(yè)、機關(guān)單位在一定時期內(nèi)的經(jīng)濟活動和財務收支情況的報告文件。會計報表分為月報、季報和年報。 |
20.機讀檔案及電子檔案 |
機讀檔案及電子檔案，是利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于電子介質(zhì)上的檔案叫電子檔案。目前，主要存儲介質(zhì)有磁盤、磁帶、光盤。特點：1、信息的非人工識讀性；2、信息存儲的高密度性；3、信息與載體之間的可分離性；4、各種信息媒體集成性。5、系統(tǒng)的依賴性。 |
